Viết bài PR dễ
hay khó? Dù bạn là copywriter chuyên nghiệp hay “thất thường”, dù bạn
có viết hay hoặc chưa hay cũng không quan trọng. Mọi người, chỉ cần chút
đam mê viết lách là đều có thể làm được. Sau đây là một số bước để viết
một bài PR do cá nhân tôi tự đúc rút trong thời gian chinh chiến với
các nhãn hàng từ lớn đến bé trên khá nhiều lĩnh vực từ thời gian trong
agency đến quãng đời tự do tung hoành.
Tìm hiểu sản phẩm
Dĩ nhiên, muốn định hình để
viết bài PR
trước hết phải tìm hiểu là bạn sẽ viết về cái gì. Trong quá trình tìm
hiểu sản phẩm nên tìm hiểu thật kỹ, nghe các ông chủ sản phẩm nói về nó,
tìm hiểu thông tin đã có trên mạng, ưu – nhược điểm rõ ràng và hãy tận
tay trải nghiệm sản phẩm nếu có thể. Vì sao tôi nói “nếu có thể” vì thật
ra, không phải lúc nào bạn cũng thỏa mãn được điều này. Nó không phản
ánh bạn chuyên nghiệp hay không mà tất cả đều phụ thuộc vào khách hàng.
Những nhãn hàng lớn nhiều khi họ cần viết bài PR, nhưng sản phẩm chưa
nhập về, hoặc nhập về nhưng chỉ có một sản phẩm duy nhất và đang nằm đâu
đó, liệu bạn có cố nài nỉ cho bằng được hay “bỏ của chạy lấy người”?
Điều bạn có thể làm lúc này là tìm hiểu thật rõ về sản phẩm trên “giấy
tờ” và đừng đả động vào những điều còn mập mờ, hãy chăm chỉ hỏi khách
hàng. Trong quá trình tìm hiểu sản phẩm, bạn sẽ tìm hiểu luôn cả “đối
thủ” để học hỏi cái hay và tìm những điểm yếu của họ để chuẩn bị bài
viết tốt hơn.
Xác định đối tượng
Tìm hiểu xong sản phẩm là bạn đã có thể hình dung ra được phần
nào (hoặc phần lớn) đối tượng khách hàng nhắm đến của sản phẩm, tuy
nhiên dù sao chăng nữa đừng nên phỏng đoán mà hãy hỏi trực tiếp khách
hàng là họ muốn nhắm đến đối tượng nào. Sẽ có nhiều lúc bạn phải bật
ngửa ra cho mà xem, có thể không phải bạn sai mà là do khách hàng đang
tự “tâng bốc” quá tay. Nhưng không sao, ai cũng là vì công việc mà và
việc của bạn là viết bài PR – vẫn phải viết thôi.
Xác định giai đoạn PR
Điều này cũng phải tuân theo sếp/khách hàng (người thuê bạn
viết) xem đó là giai đoạn nào trong chiến dịch tổng thể của họ. Còn nếu
họ không cần giai đoạn, chỉ cần “nhắm bắn” ngay thì bạn cũng nên có bước
tìm hiểu là sản phẩm này mới hay đã có trên thị trường, nghĩa là hâm
nóng sản phẩm hay viết về một sản phẩm hoàn toàn mới, hoặc có sự chuyển
dịch đối tượng hướng đến không, hay kèm theo chương trình khuyến mãi nào
khác… Điều này cần thiết nếu bạn không muốn bài viết của mình bị yêu
cầu bổ sung lên xuống, này nọ.
Xác định các kênh PR
Xác định kênh nghĩa là bạn xem
bài viết PR
của mình sẽ được đi trên những phương tiện gì: báo online, báo offline,
diễn đàn… nhưng có lẽ ở đây mình chỉ nên bàn về các loại báo. Có thể là
bạn hoặc sếp, hoặc bên account sẽ quyết định đi bài trên những báo nào,
chuyên mục nào. Tại sao phải xác định vấn đề này? Vì bạn phải hiểu để
biết quy định của từng loại báo và chuyên mục: số chữ, số lượng hình
ảnh, văn phong viết… để khi viết ra rồi không bị sếp hay biên tập viên
của báo trả về bắt viết lại.
Lên các chủ đề để viết PR (PR angle)
Căn cứ theo số lượng bài viết, danh sách các báo cần viết bạn sắp xếp lịch
viết PR
(thời gian) và viết sơ lược những cái gọi là PR angle (những ý chính mà
bạn sẽ đề cập trong bài viết đó). Rồi đưa cho sếp hoặc khách hàng của
bạn xem, đây như một giai đoạn trình bày ý tưởng viết vậy. Nếu được
duyệt thì cứ thế mà làm, nó giúp bạn bám sát công việc hơn. Nếu chưa
được duyệt thì sửa lại thôi, đến khi nào hai bên đồng ý mới bắt tay vào
viết nhé.
Bắt tay vào viết
PR angle đã có, lịch cũng đã có, hãy tìm cảm hứng và viết. Đừng quên đọc thêm những
bài PR tham khảo
cùng dạng của cùng chuyên mục với báo mà bạn sắp đi bài. Chẳng có gì
sai trái hay ngại ngùng khi chúng ta biết học hỏi những cái tốt nhất cho
mình. Cứ viết theo cái sườn đã có và tha hồ tung hứng, nhưng luôn ghi
nhớ đối tượng và chuyên mục bạn đang viết để có một ngôn ngữ viết phù
hợp, ngay cả giật “tít” cũng vậy.
Kiểm tra lại
Khi viết xong, bước kiểm tra lại sẽ rất quan trọng, vì bạn
phải xem xét trong bài viết của mình những nội dung đã đầy đủ, sát chưa;
có bị “dính” những từ ngữ “kỵ” mà khách hàng không mong muốn dùng
không? Ví dụ nhiều khách hàng sẽ không muốn dùng các từ như “giá rẻ” mà
phải là “giá cả hợp lý”, ngay cả cách dùng từ đồng nghĩa cũng vậy trong
bài PR, phải biết cách nâng giá trị của sản phẩm khách hàng lên, thay vì
dùng “không giống như xxx” phải thay bằng “vượt trên cả xxx”…
Thêm hình ảnh và ghi chú phù hợp
Có rất nhiều dạng
bài viết PR,
có những dạng bài dựa chủ yếu vào hình ảnh thì dĩ nhiên bạn sẽ phải sắp
xếp hình ảnh trước khi viết bài, nhưng đối với những bài cần “câu chữ”
hơn thì đây là giai đoạn sau. Thêm ảnh minh họa cho bài thêm sinh động,
thêm câu ghi chú để hấp dẫn hơn cho hình. Đơn giản vậy nhưng nhiều khi
người viết rất thường hay quên. Tuy nhiên, bạn cũng không được tự do
đâu, mỗi báo, mỗi chuyên mục đều có quy định rõ phần này và quy định bạn
có bao nhiêu hình minh họa.
Gửi bài và chờ phản hồi
Gửi bài là công đoạn quá dễ dàng ai cũng làm được cả, nhưng đừng
khinh suất. Đối với những chủ đề khá gay cấn trước đây, hoặc những vướng
mắc chưa thỏa đáng về nội dung trước đây với sếp, nên viết ngắn gọn
trình bày tại sao bạn chọn
cách viết PR kiểu này. Đây là cách đón đầu để giúp bạn được thông hiểu, nếu có ý kiến bất đồng nào đó xảy ra.
Sẵn sàng tư thế và tâm trạng để sửa lại hoặc viết lại hoàn
toàn theo yêu cầu khách hàng hoặc cả tinh thần “chiến đấu” giải thích vì
sao bạn viết vậy. Hãy kiên nhẫn để lắng nghe và thấu hiểu hai bên.
Đây chỉ là
9 bước để viết một bài PR
theo kinh nghiệm cá nhân trong quá trình làm việc qua các khách hàng
như Acer, LG, Pizza Hut, KFC, Heineken, Glade, Kiwi, C2, ChợTốt, Gatsby,
Wada, BeeTalk, Honda, Mr.Muscle, Yomost và một số nhãn hàng nhỏ khác…
Chắc chắn những kinh nghiệm này sẽ còn những thiếu sót nên muốn chia sẻ
để nhận được đóng góp từ các bạn để trau dồi thêm.
Trần Lâm
(Bài đăng trên
Nghề Viết)
